Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website ist:

Avenza Digital Solutions
Leon Kolberg
Mühlenstraße 14a
57614 Wahlrod
Deutschland

E-Mail: leonkolberg@avenza-digital.de
Telefon: +49 1515 1694177
Website: https://avenza-digital.de

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir nehmen den Schutz personenbezogener Daten ernst. Personenbezogene Daten werden auf dieser Website nur verarbeitet, soweit dies zur Bereitstellung unserer Website, zur Kommunikation mit Interessenten und Kunden, zur Durchführung unserer Leistungen oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, mit denen eine natürliche Person direkt oder indirekt identifiziert werden kann, zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, IP-Adresse oder Inhalte, die über Formulare, Chatfunktionen oder sonstige Kommunikationswege übermittelt werden.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der Datenschutz-Grundverordnung, des Bundesdatenschutzgesetzes sowie weiterer einschlägiger Datenschutzvorschriften.

Ein Hinweis vorab, weil er für das Verständnis der folgenden Abschnitte wichtig ist: Website, Kundenverwaltung und Auswertung laufen bei uns in einem selbst betriebenen System auf einem Server in Deutschland. Wir setzen keine Analyse-Dienste wie Google Analytics, Matomo Cloud, Meta-Pixel oder vergleichbare Werkzeuge ein. Die in Abschnitt 4 beschriebenen Nutzungsdaten verlassen unseren Server nicht.

3. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird auf Servern der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur (Deutschland) betrieben. Mit IONOS besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Beim Aufruf der Website werden technisch notwendige Daten verarbeitet, damit die Seite ausgeliefert werden kann. Hierzu können gehören:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seiten und Dateien
• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL
• übertragene Datenmenge
• technische Statusmeldungen

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, stabilen und fehlerfreien Bereitstellung der Website. Server-Logfiles werden nur so lange gespeichert, wie dies zur technischen Sicherheit, Fehleranalyse und Missbrauchsprävention erforderlich ist. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen erfolgt nicht, sofern hierfür kein konkreter Anlass besteht.

4. Reichweitenmessung auf dieser Website

Wir messen die Nutzung dieser Website mit einem eigenen, selbst betriebenen Verfahren. Es gibt dabei zwei klar getrennte Stufen.

4.1 Ohne Ihre Einwilligung: anonyme Strichliste

Solange Sie nicht eingewilligt haben, führen wir lediglich eine anonyme Zählung. Gespeichert werden ausschließlich:

• die aufgerufene Seite
• ob es sich um einen Einstieg auf die Website handelte
• eine grobe Herkunftsangabe (z. B. Suchmaschine, Direktaufruf)
• das Datum (ohne Uhrzeit)

Es wird dabei kein Cookie gesetzt, keine Kennung vergeben und keine IP-Adresse gespeichert. Diese Zahlen lassen sich keiner Person zuordnen und auch nicht zu einem Besuchsverlauf zusammensetzen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt darin, zu erkennen, welche Inhalte überhaupt abgerufen werden.

4.2 Mit Ihrer Einwilligung: Statistik

Wenn Sie im Hinweisbanner der Kategorie „Statistik" zustimmen, setzen wir ein eigenes Cookie mit einer zufälligen Kennung und erfassen zusätzlich:

• besuchte Seiten mit Titel, Verweildauer und Scrolltiefe
• Beginn, Ende und Dauer des Besuchs sowie die Zahl der aufgerufenen Seiten
• Einstiegs- und Ausstiegsseite
• Referrer sowie Kampagnenparameter der aufrufenden Adresse (utm-Parameter, gclid, fbclid)
• Gerätetyp, Browser, Betriebssystem und Land
• ausgelöste Ereignisse, etwa das Absenden eines Formulars oder das Öffnen des Konfigurators
• eine daraus abgeleitete thematische Interessengewichtung (z. B. „mehrfach die Preisseite aufgerufen")
• wiederkehrende Besuche über die genannte Kennung

Ihre IP-Adresse wird nicht gespeichert. Für die Erkennung automatisierter Zugriffe und zur Missbrauchsabwehr wird sie ausschließlich in einen nicht umkehrbaren Prüfwert umgerechnet, der mit einem zufälligen, nur uns bekannten Zusatzwert gebildet wird. Aus diesem Wert lässt sich die ursprüngliche Adresse nicht zurückrechnen.

Die unter 4.2 genannten Daten können bei einer späteren Kontaktaufnahme mit den von Ihnen selbst übermittelten Angaben zusammengeführt werden, damit wir Ihre Anfrage im Zusammenhang beantworten können. Ihr Besuchsverhalten wird also unter Umständen Ihrem Namen zugeordnet, sobald Sie ihn uns nennen.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie Ihre Auswahl im Hinweisbanner ändern oder die Cookies dieser Website in Ihrem Browser löschen. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Ihre Entscheidung selbst protokollieren wir, um sie im Streitfall nachweisen zu können (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Dazu gehören die vergebene Kennung, Zeitpunkt und Inhalt der Entscheidung, die Fassung des Hinweistextes, der Browserkennung sowie der oben beschriebene Prüfwert der IP-Adresse.

4.3 Speicherdauer

Besuchsdaten nach 4.2 werden nach 365 Tagen automatisch gelöscht. Die anonyme Zählung nach 4.1 bleibt als reine Zahlenreihe bestehen, da sie keinen Personenbezug hat.

5. Cookies und ähnliche Technologien

Auf dieser Website werden folgende Cookies eingesetzt:

Technisch notwendig – ohne Einwilligung

• ein Cookie, das Ihre Entscheidung im Hinweisbanner speichert (damit Sie nicht bei jedem Aufruf erneut gefragt werden)
• im geschützten internen Bereich ein Anmelde-Cookie sowie ein Cookie, das die App-Ansicht merkt (nur für Mitarbeitende, nicht für Besucher der öffentlichen Seiten)

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Einwilligungspflichtig

• das unter 4.2 beschriebene Statistik-Cookie mit zufälliger Kennung

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG.

Eine Kategorie „Marketing" wird technisch vorgehalten, ist derzeit aber nicht mit Diensten belegt. Ohne Ihre Einwilligung findet in dieser Kategorie keine Verarbeitung statt.

6. Kontaktaufnahme, Kontaktformular und Konfigurator

Wenn Sie uns per Kontaktformular, Konfigurator, E-Mail, Telefon, Chat oder über sonstige Kommunikationswege kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Hierzu können insbesondere gehören:

• Name
• Unternehmen
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Inhalt der Nachricht
• Projektinformationen und Angaben aus dem Konfigurator
• technische oder organisatorische Angaben, die Sie freiwillig mitteilen

Die Verarbeitung erfolgt je nach Inhalt der Anfrage auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Anfrage mit einem Vertrag oder vorvertraglichen Maßnahmen zusammenhängt, oder auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, wenn es sich um eine allgemeine Anfrage handelt. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sachgerechten Bearbeitung Ihrer Kontaktaufnahme.

Aus einer eingehenden Anfrage legen wir in unserer Kundenverwaltung einen Eintrag mit Ihren Kontaktdaten und dem Anliegen an, damit die Bearbeitung nachvollziehbar bleibt. Anfragen werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen an einer weiteren Speicherung bestehen.

7. KI-gestützter Chat-Assistent

Auf dieser Website steht ein KI-gestützter Chat-Assistent zur Verfügung. Ihre Eingaben werden zur Erzeugung der Antwort an die OpenAI Ireland Ltd., 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland übermittelt und können dabei auch in den USA verarbeitet werden. Näheres zur Drittlandübermittlung in Abschnitt 12.

Damit Sie einschätzen können, was dabei entsteht, benennen wir es offen: Aus dem Gesprächsverlauf werden automatisch Angaben herausgelesen und gespeichert – neben Kontaktdaten und Ihrem Anliegen auch eine interne Einschätzung. Dazu können gehören eine Bewertungszahl zur Dringlichkeit der Anfrage, eine grobe Schätzung des Auftragsumfangs, die erkannte Ausgangslage sowie ein Vorschlag für den nächsten Schritt unsererseits. Diese Einschätzungen dienen ausschließlich der internen Vorbereitung unserer Antwort.

Es findet keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt: Über Angebot, Preis und Zusammenarbeit entscheidet stets ein Mensch. Sie haben das Recht, der Erstellung solcher Einschätzungen nach Art. 21 DSGVO zu widersprechen; wir löschen sie dann.

Bitte geben Sie im Chat keine besonders sensiblen Daten ein, sofern sie für Ihre Anfrage nicht erforderlich sind – insbesondere keine Gesundheitsdaten, Zahlungsdaten, Ausweisdaten, Passwörter oder vertraulichen Geschäftsgeheimnisse.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung der Anbahnung eines Vertrags dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der effizienten Vorqualifizierung von Anfragen). Gesprächsverläufe werden gelöscht, sobald sie nicht mehr benötigt werden.

8. Öffnungs- und Zugriffserkennung bei E-Mails und Dokumenten

E-Mails. In persönlich versandten E-Mails kann ein unsichtbarer Bildpunkt enthalten sein, an dem wir erkennen, ob und wann die Nachricht geöffnet wurde. Das hilft uns einzuschätzen, ob eine Nachricht angekommen ist und ob eine Nachfrage sinnvoll ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Sie können das jederzeit unterbinden, indem Sie in Ihrem E-Mail-Programm das automatische Nachladen von Bildern abschalten – dann findet keine Erfassung statt. Zusätzlich können Sie der Öffnungserkennung nach Art. 21 DSGVO formlos widersprechen; wir versenden Ihnen dann keine Nachrichten mehr mit Bildpunkt.

Dokumente. Angebote, Rechnungen, Mahnungen und Verträge stellen wir über einen persönlichen Link bereit. Wird ein solcher Link geöffnet, protokollieren wir Zeitpunkt, das betroffene Dokument sowie die verweisende Adresse, um den Zugang nachvollziehen zu können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

9. Kundenportal

Bestandskunden erhalten auf Anfrage einen persönlichen Zugang zum Kundenportal. Dort werden Angebote, Rechnungen, Verträge, Projektstände und Nachrichten bereitgestellt. Der Zugriff erfolgt über einen zufällig erzeugten Link, der per E-Mail zugestellt wird. Es werden ausschließlich Daten des jeweiligen Kunden ausgespielt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

10. Recherche zu Unternehmen für die Geschäftsanbahnung

Für die Ansprache möglicher Geschäftspartner recherchieren wir Unternehmen aus unserer Region. Die Daten stammen dabei nicht von den Betroffenen selbst, sondern aus öffentlich zugänglichen Quellen – insbesondere aus dem offenen Kartenwerk OpenStreetMap, aus Websuchergebnissen sowie von den öffentlich abrufbaren Internetseiten der Unternehmen (einschließlich Impressum und Kontaktseite). Ergänzend rufen wir öffentlich zugängliche technische Kennzahlen zur jeweiligen Website ab.

Verarbeitet werden Firmenname, Anschrift, Telefonnummer, geschäftliche E-Mail-Adresse, Website sowie unsere eigene Einschätzung des öffentlich sichtbaren digitalen Auftritts. Bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften können diese Angaben zugleich personenbezogene Daten sein. Zur Auswertung setzen wir das in Abschnitt 7 genannte KI-System ein.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Direktwerbung gegenüber Gewerbetreibenden (vgl. Erwägungsgrund 47 DSGVO). Diese Angaben in Abschnitt 10 gelten zugleich als Information nach Art. 14 DSGVO.

Sie haben nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO jederzeit das Recht, der Verarbeitung zum Zweck der Direktwerbung zu widersprechen – ohne Angabe von Gründen. Nach einem Widerspruch löschen wir den betreffenden Eintrag; eine bloße Sperrung Ihrer Adresse zur Vermeidung erneuter Ansprache behalten wir uns vor. Eine formlose Nachricht an die in Abschnitt 1 genannte Adresse genügt.

11. Projekt-, Kunden- und Rechnungsdaten

Im Rahmen unserer Leistungen im Bereich Webdesign, Webentwicklung, digitale Beratung, Automatisierung und Wartung verarbeiten wir Daten, die für Planung, Umsetzung und Betreuung eines Projekts erforderlich sind. Hierzu können gehören:

• Stammdaten von Kunden und Ansprechpartnern
• Kontaktdaten
• Vertrags- und Rechnungsdaten
• Projektinhalte, Texte, Bilder, Logos und Designmaterialien
• Zugangsdaten, sofern für die Leistungserbringung erforderlich
• technische Informationen zu Websites, Domains, Hosting, Schnittstellen oder sonstigen digitalen Systemen
• Kommunikationsverläufe und Abstimmungen

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten zusätzlich nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Zugangsdaten werden vertraulich behandelt und nur verarbeitet, soweit dies für die vereinbarte Leistung erforderlich ist.

Für Rechnungsstellung und Buchhaltung verarbeiten wir Name, Anschrift, Kontaktdaten, Leistungsbeschreibung, Rechnungsbetrag, Zahlungsdaten und steuerlich relevante Angaben. Geschäftsbriefe, Rechnungen und steuerlich relevante Unterlagen bewahren wir entsprechend den gesetzlichen Fristen auf.

Betreuen wir im Auftrag eines Kunden dessen Website, prüfen wir deren Erreichbarkeit in regelmäßigen Abständen automatisiert. Dabei werden keine personenbezogenen Daten der Besucher dieser Website verarbeitet.

12. Eingesetzte Dienstleister und Übermittlung in Drittländer

Wir setzen folgende externe Dienstleister ein:

| Dienstleister | Zweck | Sitz |
| --- | --- | --- |
| IONOS SE | Serverbetrieb, Hosting | Deutschland |
| IONOS SE | E-Mail-Versand und -Empfang (SMTP/IMAP) | Deutschland |
| OpenAI Ireland Ltd. | KI-Chat-Assistent, Textvorbereitung, Auswertung | Irland / USA |
| Brave Software Inc. | Websuche im Rahmen der Unternehmensrecherche | USA |
| Google Ireland Ltd. | Abruf öffentlicher technischer Kennzahlen zu Websites | Irland / USA |

Soweit hierbei personenbezogene Daten verarbeitet werden, geschieht dies auf Grundlage von Verträgen zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, soweit gesetzlich erforderlich.

Bei OpenAI, Brave und Google kann eine Verarbeitung in den USA stattfinden. Die Übermittlung stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU-US Data Privacy Framework nach Art. 45 DSGVO, ergänzend auf EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Inhalte, die über die Programmierschnittstelle an OpenAI übermittelt werden, werden nach Angaben des Anbieters nicht zum Training von Modellen verwendet.

Eine Weitergabe personenbezogener Daten zu Werbezwecken an Dritte erfolgt nicht.

13. Externe Inhalte

Auf unserer Website können externe Inhalte eingebunden sein, etwa Karten, Schriftarten, Videos oder sonstige technische Schnittstellen. Beim Aufruf solcher Inhalte können personenbezogene Daten, insbesondere IP-Adressen und technische Nutzungsdaten, an den jeweiligen Anbieter übertragen werden. Externe Inhalte werden, soweit erforderlich, erst nach Ihrer Einwilligung geladen oder so eingebunden, dass die Datenübermittlung auf das erforderliche Maß beschränkt bleibt. Schriftarten werden von unserem eigenen Server ausgeliefert.

14. E-Mail-Kommunikation

Wenn Sie per E-Mail mit uns kommunizieren, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, den Inhalt Ihrer Nachricht sowie weitere von Ihnen übermittelte Angaben. Eingehende Nachrichten werden in unserem System gespeichert und dem jeweiligen Vorgang zugeordnet.

Bitte beachten Sie, dass unverschlüsselte E-Mails keinen vollständigen Schutz vor Zugriffen durch Dritte bieten. Für besonders vertrauliche Informationen empfehlen wir eine vorherige Abstimmung über einen geeigneten Übermittlungsweg.

15. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Eine längere Speicherung erfolgt, wenn:

• gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen,
• die Daten zur Vertragserfüllung erforderlich sind,
• berechtigte Interessen an der Dokumentation oder Rechtsverteidigung bestehen,
• oder Sie in eine längere Speicherung eingewilligt haben.

Konkret gilt: Besuchsdaten der Reichweitenmessung 365 Tage (Abschnitt 4.3); Rechnungs- und steuerlich relevante Unterlagen entsprechend den handels- und steuerrechtlichen Fristen; Nachweise über erteilte Einwilligungen für die Dauer ihrer Gültigkeit und darüber hinaus, solange sie zur Rechtsverteidigung benötigt werden. Nach Wegfall des Zwecks oder Ablauf der Fristen werden die Daten gelöscht.

16. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an die in Abschnitt 1 genannte Adresse.

Für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz, https://www.datenschutz.rlp.de

17. Widerspruchsrecht

Wenn wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen.

Richtet sich die Verarbeitung auf Direktwerbung – wie bei der Unternehmensrecherche nach Abschnitt 10 und der Öffnungserkennung nach Abschnitt 8 –, können Sie jederzeit und ohne Angabe von Gründen widersprechen. Wir verarbeiten die betroffenen Daten dann nicht mehr für diesen Zweck.

Im Übrigen verarbeiten wir die betroffenen Daten nach einem berechtigten Widerspruch nicht weiter, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

18. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen. Dazu gehören insbesondere die verschlüsselte Übertragung per TLS, Zugriffsbeschränkungen auf den internen Bereich, verschlüsselte Ablage hinterlegter Zugangsdaten, Zwei-Faktor-Anmeldung sowie eine sorgfältige Auswahl der eingesetzten Dienstleister.

Bitte beachten Sie, dass keine Datenübertragung im Internet vollständig risikofrei ist.

19. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich rechtliche Anforderungen, technische Funktionen oder unsere Leistungen ändern. Es gilt jeweils die auf dieser Website veröffentlichte aktuelle Fassung.

Stand: August 2026

Ergänzung: Teamzugänge und Vertriebszusammenarbeit

Für die Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden und selbstständigen Vertriebspartnern betreiben wir persönliche Benutzerkonten in unserem internen Avenza-System. Dabei verarbeiten wir Namen, geschäftliche E-Mail-Adressen, gegebenenfalls Telefonnummern und Signaturen, zugewiesene Berechtigungen, Anmelde- und Sicherheitsinformationen sowie die zugeordneten Kontakte, Vertriebsprojekte, Aufgaben, Kommentare und Termine. Die Kontodaten werden durch den Administrator oder die betroffene Person bereitgestellt. Ohne die erforderlichen Konto- und Sicherheitsangaben kann der persönliche Zugang nicht eingerichtet werden.

Zugriffsrechte werden nach Aufgabenbereich vergeben. Berechtigte Mitarbeitende und beauftragte freie Vertriebspartner erhalten Zugriff auf die ihnen zugewiesenen Daten und gegebenenfalls auf ausdrücklich freigegebene gemeinsame Vertriebsbereiche. Administratoren können diese Bereiche und die zugewiesenen geschäftlichen Postfächer einsehen und verwalten. Zwecke sind die Bearbeitung von Anfragen, die Zusammenarbeit im Vertrieb und die Durchführung der vereinbarten Leistungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung der Vertragsdurchführung oder vorvertraglichen Maßnahmen dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer geordneten, nachvollziehbaren und zugriffsgeschützten Zusammenarbeit. Die Beauftragung freier Partner ersetzt nicht die jeweils erforderlichen Vereinbarungen über Vertraulichkeit und Datenschutz.

Ergänzung: Kontosicherheit und Tätigkeitsprotokoll

Neue Teamzugänge werden über einen einmalig nutzbaren Einladungslink eingerichtet, der nach 48 Stunden abläuft. Die Aktivierung erfordert ein persönliches Passwort und eine bestätigte zeitbasierte Zwei-Faktor-Anmeldung. Passwörter werden als nicht rückrechenbare Prüfwerte gespeichert; für die Überprüfung der Einmalcodes wird ein kontobezogenes Authenticator-Geheimnis vorgehalten. Es werden hierfür keine biometrischen Merkmale erhoben. Der Administrator kann Zugänge sperren und die Zwei-Faktor-Einrichtung zurücksetzen; dabei werden bestehende Sitzungen ungültig.

Zur Sicherheit und Nachvollziehbarkeit protokollieren wir insbesondere Anmeldungen und Fehlversuche, Änderungen an Zugängen und Rechten, Zuweisungen, Bearbeitungen von Geschäftsvorgängen sowie wesentliche Postfachaktionen. Einträge enthalten den handelnden Benutzer, Zeitpunkt, Vorgang und erforderlichenfalls vorherige und neue Werte; bei Anmeldevorgängen können IP-Adresse und Browserkennung hinzukommen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigte Interessen sind Missbrauchsprävention, Zugriffssicherheit und die Nachvollziehbarkeit geschäftlicher Vorgänge. Die Protokolle dienen nicht einer ausschließlich automatisierten Entscheidung über die Zusammenarbeit.

Ergänzung: Integrierte geschäftliche Postfächer

Die vom Administrator verbundenen IONOS-Postfächer werden über verschlüsselte SMTP- und IMAP-Verbindungen genutzt. Zusätzlich zur Speicherung bei IONOS werden Nachrichten, Absender- und Empfängerangaben, Anhänge, Ordnerzuordnungen und Bearbeitungsstände im eigenen Avenza-System vorgehalten. Dazu gehören automatisch gespeicherte Entwürfe, persönliche Vorlagen, geplante Sendungen, Postfachregeln und angehängte Besprechungseinladungen. Berechtigte Benutzer können Nachrichten mit Kontakten und Vorgängen verknüpfen oder daraus Aufgaben erstellen. Hinterlegte Postfachpasswörter werden verschlüsselt gespeichert und nicht an andere Teammitglieder ausgegeben.

Für die Korrespondenz gelten die in dieser Erklärung genannten Zwecke und Rechtsgrundlagen der Kontaktaufnahme und Vertragsdurchführung. Konto-, Entwurfs-, Kommunikations- und Protokolldaten werden nur aufbewahrt, soweit sie für die Zusammenarbeit, Sicherheit, gesetzliche Pflichten oder die Geltendmachung beziehungsweise Abwehr von Ansprüchen erforderlich sind. Das Sperren eines Zugangs löscht bereits dokumentierte Geschäftsvorgänge nicht automatisch. Die Angaben zu IONOS, den Aufbewahrungskriterien und Ihren Betroffenenrechten in dieser Datenschutzerklärung gelten auch für diese Verarbeitung.

Stand dieser Ergänzung: September 2026